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四川分校

  第三章 公文的撰写

  第一节 公文撰写的要求

  一、公文撰写的基本要求

  (一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级的有关规定,准确、完整地体现发文单位的意图;全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况,提出问题准确、分析问题实事求是,解决问题的政策、措施切实可行。

  (二)主旨突出,观点鲜明,内容充实,条理清晰,结构严谨,表达准确,语言精练,篇幅简短,文风端正。

  (三)得体合规,符合公文特定的体式要求

  1.行文关系、文种、格式合乎规范。

  2.表述宜用直笔,忌用曲笔,应露而不藏,直言不讳。公文叙述事物平直,来龙去脉一清二楚;汇报情况,一是一,二是二,实事求是;表明观点,提倡什么,反对什么,态度鲜明;提出要求,应当怎么办,不准怎么办,明确具体。

  3.行文语气得体。上行文要尊敬上级,又不阿谀逢迎;平行文要平等协商,互相尊重、理解与支持;下行文既要严肃决断,又要质直不傲,既坚持原则,又以理服人、体谅下级实际困难。

  4.坚持一文一事。除了办公会议纪要外,一件公文只提出或解决一个方面的问题,以利公文办理。

  (四)公文的语言,要求做到以下几点

  1.明晰表意明白、清楚,不晦涩,无歧义。要让人看得懂,能清楚地理解你的意思。语言是思想的载体,思想明晰,语言才一可能明晰。要选用含义确定、意思明确的词语;选用通俗易懂的词语,不要用过时、冷僻的词语,更不能生造词语。

  2.准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题,但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语,就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文,认真分辨词类,精心辨析词义,正确使用标点符号。

  3.简朴是要简明扼要、实事实说、直陈直叙,不冗长繁杂,不浮华藻饰。应注意实事求是,实话实说;叙事说理,开门见山:遣词造句,惜字如金。

  4.庄重要端庄、郑重,这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现,也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求:(l)要用规范的书面语言,符合现代汉语的规范要求,一般不得使用口语、方言、卜语。(2)恰当地使用专用语。在长期的公务实践中,由于行文关系和处理程序的需要,公文逐渐形成了一套常用的专用语,即公文特定用语。现代的公文特定用语,已基本规范化、定型化,具有含义的确定性,它在准确、严谨地表述公文的内容及格式的同时,还能自然地增强简明、庄重的语体风格。

  公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点,不是孤立存在的,而是互相联系,统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候,遣词造句,要从体现这些特点出发,切勿顾此失彼。

  二、公文撰写的具体要求

  (一)突出主旨

  公文的主旨,是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物,即文章中通过个部材料所表达的中心思想(或主要内容)和作者写作意图的统一。可见,公文的主旨,一般由写作目的和中心思想(或主要内容)两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中,有时才只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程,都要受到主旨制约,以主旨为核心组成个有机整体。确立主旨,就必须充分领会领导交代的写作

  意图;应研究全局情况,抓住事物本质。

  要突出主旨,应该注意以下两点。

  1.正确使用标题

  公文的标题有三种形式,即公文式标题、四项式标题和新闻式标题。公文标题有两种作用: 公文特别是篇幅较长的文章,不但要突出主旨(也可称之为基本观点),而且还需提炼和安排一些从属观点(也称为小观点、观点)来阐述、说明主旨。只有这样,公文内容才会充实,论述、说明才更充分,文章才更富逻辑力量。

  观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见,对某一规律的认识。在公文中,观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点,则是一看就明白,一听就懂得。要使公文的观点鲜明,应从以下诸方面注意。

  1.明白显示、准确表达观点。

  要明白显露直截了当地表明作者的态度、评价,决不允许掩饰和曲笔;要给受文对象传达唯一性的信息,决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中,常用小标题或层旨句(或段旨句、条旨句)表明观点,使文章观点鲜明,层次清楚。也常开门见山直陈主旨和要点,给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文,如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种,都常采用这种方法。

  2.用好小标题(层首句、段首句、条首句)

  较长的公文,常将全文分成儿个部分,每部分用一个小标题。或将全文分为若十层次、若干段落或若干条文,每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容,有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句,它们的作用与小标题相似。

  小标题(含层首句、段首句、条首句,以下同)在公文中有两类作用。一是提示该部分(含该层、段、条,以下同)内容的范围。例如《关于组织开展第三次全国城市卫生检查评比活动的通知》中,五条的条首句分别是“组团方式、检查时间、检查内容、检查评比方法、其他事项”。二是揭示该部分中心,如《三峡工程四川库区一期水位移民搬迁安置现场办公会议纪要》,开头、结尾之外,主体部分儿个小标题分别是:

  一、认清形势,服从大局,务必完成一期水位移民安置搬迁任务。

  二、明确指导思想,理清基本思路,制定具体措施。

  三、通盘考虑,周密部署,抓紧实施。

  四、加强领导,落实责任,扎实工作。

  第二类这种小标题,已概括简明地揭示了该层次(部分)的旨意,我们可称之为层旨句,类似作用的段首句、条首句可称之为段旨句、条旨句。当然,旨句不一定都在层首、段首或条首,但在公文中为引起阅者注意,便于理解,常将其置于首句处。

  从不同实际考虑,公文可酌情使用这两种小标题。一般说来,法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种,常采用第一类小标题;而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书,则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明,应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用,但从严格的语法意义长说,它并没有形成一种观点。

  这两类作用不同的小标题,在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组(短语)构成,第二类则常用动词性的动宾词组(述宾短语)或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。

  3.注意强调观点

  在一些公文中,为了表明自己的立场、主张、看法,使观点更为鲜明,也为了引起公文阅读者(或者听众)的注意,必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。

  (1)层前总提语

  在公文一些较长的层次、部分中,常在层首句(或者小标题)一下,围绕层次中心,分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象,就可以在层次(部分)开始时,在各条文之前写一段话,用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。例如在《围绕西部人开发战略做好人事人才工作》这篇工作研究中,第三部分是“加强人才市场建设,充分发挥市场配置人才一资源的作用” ,下面分 8条阐述了加强人才市场建设的措施。而在这部分开头,就有一段层前总提语:

  人才资源社会化,资源配置市场化,已经成为市场经济和人才制度改革的必然趋势。建立完备的人才市场体系,既是市场经济发展的必然产物,也是搞好人才资源开发的客观需求。在人才市场建设上,我们必须针对新的情况,采取开拓性的措施,力争突破性的进展。(重在启后。)

  显然,有没有这一段总提语,效果是大不相同的。层前总提语在强调观点时一,可以撮要概述层次中心或者主要内容,或者介绍相关背景材料,阐述有关理论、认识,强调有关意义。

  (2)层后总括语

  有时,为了强调观点,也可以在层次(部分)分条列项陈述说明之后,写一段话来总结上文。通常把这段话称为层后总括语。它可以概括上文主要观点、主要内容、层旨,或者强调上文重点,补充完善上文次要内容,说明背景材料,也可以运用“但,’书的手法,使文章更有辨证性。

  层后总括语常用“总之”、“综上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得(特别应该)强调的是”、“不难看出”、“尽管(虽然)……但是”等语句领起强调的观点。例如题为《加强人才市场体系建设,推动县域经济发展》的工作研究,在主体部分“二、人才交流工作的现状”中,分 6 项陈述了现行人才一交流工作中存在的不正常现状后,总括性地写道:

  综上可见,人才交流工作中的诸多“不尽如人意”之处,给人才的合理流动、科学配置产生了一定的副作用,阻碍了人才积极性、创造性的充分发挥,制约了人才在推动经济和社会发展中的作用。

  这段层后总括语强调了人才交流工作中存在的上述不正常现状造成的负面影响。

  层前总提语、层后总括语都具有承前启后的作用。层前总提语主要是启后,层后总括语一主要是承前。

  (3)文中强调语

  有时,也可以在文中的关键处强调观点。有些重要的观点、新颖的观点、作者独到的观点、针对对方的观点、需要引起对方注意的观点等,就可以在文中强调。

  文中强调语常用两种形式。一种是用呼语领起所强调的观点。在讲话稿中,突然出现了“各位代表”、“同志们、朋友们”这类称呼语时,后面常常是要强调的观点。另一种是用插入语领起所强调的观点。通常使用的这类语句有“尤其值得注意的是”、“特别应该强调(指出)的是”、“不难看出”、“笔者认为”、“试问”、“请问”等等。

  (三)充实材料

  材料是作者为某一写作目的,从生活中搜集、提取以及写入文章中的事实、数字、论据等。即凡是被作者有意识地搜集的这一切,不论是否写入文中,都称为材料。在文学创作中,有素材、题材之分,在公文写作中,统称为材料。

  公文写作的材料,大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等;理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。

  公文的材料,要求真实、切题、典型、新颖。

  公文材料的处理,应当在不违背事实真相,不改变事情原意,不损害事物本来面目的前提下,采取以下方式作必要的加工和处理:概括材料,以少胜多;浓缩材料,去粗取精;截取材料,去繁就简。

  为了使材料更有表现力、说服力,公文写作中,可以选择点面材料或者对比材料、正反材料、现实材料和历史材料、定性材料和定量材料,从不同角度、方面来说明、证明观点。

  在公文写作中,安排材料的主要方式有:先亮观点,后举材料;先列材料,后摆观点;边列材料,边摆观点,即夹叙夹议的写法了。总之,要做到观点和材料统一,用观点统率材料,用材料说明观点。

  (四)安排结构

  确立了主旨和观点、选取了材料,是解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。

  1.公文安排结构的要求是:围绕主旨安排结构;要做到层次清楚,思路清晰;要完整、严谨、合理。

  2.公文结构的基本内容有:

  (1)标题。

  (2 ) 开头公文的开头,常常是“开门见山,下笔入题,起句发意”。开头就点题,或者揭示全文内容的走向,

  领起下文。常用的开头方法有以下几种。

  —概述情况,简明、扼要、切题地介绍有关情况或背景。

  —说明根据,常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起,行文有据,增加了文章的权威性。

  —介绍目的,常用“为了”、 “为” 、“……为此”等语,领出一下文。

  —交代原因,可用“由于”、“因为”、“鉴于”领起下文,亦可直接陈述原因。

  —阐明观点,开头提出结论性意见,或者点明主旨,下文再具体解释、说明、阐述。

  —表明态度,开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作出评价,提出看法。

  —提出问题,用设问句开头,提示文章中心或主要内容,引起受文者思考与共鸣。

  —慰问祝贺,常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。

  —引述来文,常用于针对来文而做出答复的文章。

  —列序号开头。

  (3)结尾公文的结尾要言尽意明。既不能虎头蛇尾,草率作结,也不能画蛇添足,或者以空话为尾。常见的结尾方式有以下几种。

  —收篇点题,用简练的语言,画龙点睛似的提出主旨;或总结全文,形成完整印象;或针对开头交代的论题和初步揭示的方向,前题后点,结尾点明主旨;或者进一步强调、深化中心,形成深刻印象。

  —提出希望、号召、意见、建议。

  —强调说明,对主体内容作必要的强调或补充,或说明有关事项。

  —表示祝贺、慰问。

  —自然作结,以专门结尾用语如“特此报告“特此通知”等作结尾。

  也有的主体部分言尽意明,就不另定结尾部分了。

  (4) 层次和段落

  公文的层次,要体现出客观事件发展的阶段性、客观事物组成的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。事物发展的一个阶段、事物特性的一个方面、诸多问题中的一个问题、分析推论的一个分论点,都可以组成一个层次。安排结构时,要防止层次混乱和不讲层次两种毛病。哪怕‘个层次不清,部分给构零乱,也会影响到文章逻辑体系的完整和严谨。公文的层次有明显的外部标志,如每部分的序号、小标题、层首句等。用好小标题或层次句,对于内容和形式的表现都分重要。

  段落是表现思想内容的最小单位,又叫自然段,小于层次,有明显的换行标志。除篇段合一的短文件外,应用文都要划分段落,这是表达内容、反映层次的需要,文章结构的需要,也是读者接受心理的需要。划分段落必须注意单一、完整、有序、合理。

  (5)过渡和照应

  文章要脉络清楚、连缀成篇、文气贯通、浑然一体,还离不开过渡和照应。

  过渡是相邻层次、段落间的衔接、转换。它能承上启下,使文章结构紧密地联结成为一个有机整体,使读者思路顺势从前面自然引到后面。公文常用的过渡方式有四种:一是词语过渡;二是句子过渡;三是段落过渡;四是自然过渡。

  照应指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。前面提到的,后面有着落;后面说到的,前面有交代。这样有助于加强前后内容的内在联系,增强文章的整体感。篇幅长的公文尤其应注意照应。公文的照应不同于文学作品的照应,它主要用于突出主旨,加深印象;深化主旨,立意更高;强调重点,引起注意。‘常用的照应方式,一是题文照应,二是首尾照应,三是前后照应。

  3.结构的基本形式

  公文采用逻辑结构和时空结构两种结构方式来组织结构。

  (1) 横向组合结构

  其思路是横向铺排的,或按事物的组成部分展开,或按空间分布展开,或按事物的性质归属关系展开。

  —简单‘列举式这是指围绕主旨,把选用的材料分类后,逐条逐项并列排出。条理清楚,简洁醒目。法规、规章及合同等条文式公文,常采用这种结构。

  —总分条文式这种结构体现着领属关系或整体与部分的关系。有总有分,多为先总后分,也有的从总到分再到总,极少数是先分后总。常常是辐射式地展开结构,并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排,分别围绕主旨阐述一个问题,或者说明事物的一个方面。这种结构中心突出,层次分明,条理清楚,在正式文件中用得较多。

  (2)纵向组合结构

  —直叙式或按时间先后为序,或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一,事情的来龙去脉很清楚,常用于内容单纯、叙事性强、时间性强的公文。

  —递进式这是按事理的展开或认识过程来深化来安排结构的,可以循叙事—说理—结论或由浅入深层层推进,或提出问题—分析问题—解决问题。这种结构常用于说理性较强的公文,或者是针对问题解决问题的公文。

  (3) 纵横交叉结构

  有些篇幅较长的公文不是单一结构,而是将前面两种结构交叉运用。但交叉不是杂乱无章,而是有主有从。或是以从为主,以横为辅,或是以横为主,以纵为辅。脉络、思路仍然十分清楚。




 

(责任编辑:绵阳华图)
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